Prepare-se: prazo final para adequação de NF-e e NFC-e à Reforma Tributária se aproxima

O prazo para adequar as notas fiscais eletrônicas (NF-e e NFC-e) às novas regras da Reforma Tributária está chegando ao fim. Com o ambiente de teste em funcionamento desde 1º de julho de 2025 e a exigência de produção a partir de 1º de outubro de 2025, faltam menos de dois meses para que as empresas implementem os novos campos nos leiautes.

Para prestadores de serviços, essa atualização é essencial para garantir a conformidade, evitar rejeições e seguir as validações previstas para o IBS, CBS e IS. Prepare-se para dividir corretamente os ambientes de teste e produção e manter seus processos fiscais em dia.

Reta final: entenda o prazo para o ambiente de produção

Faltando menos de dois meses para o início do ambiente de produção da NF-e e NFC-e, marcado para 1º de outubro de 2025, é crucial revisar imediatamente seu leiaute e incluir os novos campos relativos ao IBS, CBS e IS. O ambiente de teste, aberto desde 1º de julho de 2025, permite homologar as atualizações de forma opcional; já a produção exigirá obrigatoriamente o uso dos novos parâmetros a partir de outubro. Não deixe para a última hora: iniciar os testes hoje pode evitar falhas na emissão, rejeições e garantir que sua operação esteja em total conformidade com as exigências da Reforma Tributária.

Ambiente de teste vs. produção: o que muda?

Para ajudar as empresas a se adaptarem sem riscos, a Receita Federal disponibilizou dois ambientes distintos:

• Ambiente de teste (opcional desde 1º de julho/2025): permite homologar o novo leiaute antes de migrar para produção. As notas enviadas aqui não geram obrigações fiscais definitivas, mas exibem alertas e rejeições de acordo com os novos campos de IBS, CBS e IS, facilitando a identificação prévia de erros.
• Ambiente de produção (obrigatório a partir de 1º de outubro/2025): exige o uso efetivo do leiaute revisado, com todos os campos de tributação devidamente preenchidos. A partir dessa data, notas sem os novos parâmetros serão rejeitadas, podendo impactar diretamente o fluxo de caixa e a conformidade fiscal.

Em ambos os casos, é fundamental revisar o layout XML, incluir as novas tags de tributação e testar cenários diversos — como operações internas, interestaduais e de importação — para garantir uma transição tranquila.

Validações do IBS, CBS e IS: regras provisórias e definitivas

Em 2025, o preenchimento dos campos relativos ao IBS, CBS e IS nas NF-e e NFC-e é opcional. Nessa fase, a Receita Federal aplica as regras de validação apenas quando esses dados estiverem inseridos no leiaute, permitindo que as empresas testem o novo modelo sem gerar obrigações fiscais definitivas.

• Preenchimento facultativo: as notas fiscais podem ser emitidas sem os campos de IBS, CBS e IS sem risco de rejeição.
• Validações condicionais: ao incluir esses campos, o sistema validará as informações e poderá exibir alertas ou rejeições conforme a Nota Técnica 2025.002.

Já a partir de 1º de janeiro de 2026, as regras passam a ser aplicadas de forma mais rigorosa:

• Validação obrigatória: sempre que os campos de IBS, CBS e IS estiverem preenchidos, as notas fiscais devem atender a todas as regras de validação estabelecidas pela Receita.
• Exclusão de checagem para campos vazios: documentos sem esses dados não sofrerão as validações específicas, seguindo o conceito “sem preenchimento, sem checagem”.
• Importância da aderência: manter sistemas atualizados e monitorar futuras notas técnicas evita rejeições e garante conformidade plena com a Reforma Tributária.

Exceções na somatória de tributos: atenção à rejeição 1105

A Nota Técnica 2025.002 estabelece que, a partir de 1º de janeiro de 2026, os valores referentes ao IBS, CBS e IS não devem ser incluídos na soma total da nota fiscal. Caso contrário, o emitente se depara com a rejeição 1105, sinalizando a inserção indevida desses tributos no cálculo do valor final.

• Motivo da rejeição 1105: detecta quando o total da nota incorpora os valores de IBS, CBS ou IS, contrariando a regra de exclusão.
• Ajuste nos sistemas de cálculos: é fundamental revisar a lógica responsável pela geração do total da nota, garantindo que esses tributos sejam contabilizados separadamente.
• Consequências práticas: falhas na configuração podem resultar em notas rejeitadas, necessidade de reemissão e atrasos na rotina fiscal.

Para evitar a rejeição, valide cuidadosamente os processos de cálculo antes de migrar para o ambiente de produção. Teste cenários de emissão em diferentes operações (interna, interestadual e importação) e confirme que o totalizador omite corretamente os valores de IBS, CBS e IS.

Como a Excellence Contabilidade pode apoiar sua adequação

A Excellence Contabilidade reúne sólida experiência em gestão tributária, tributação e abertura de empresas para oferecer um suporte especializado na adaptação das suas NF-e e NFC-e às exigências da Reforma Tributária. Nosso foco está em simplificar o processo e reduzir riscos, garantindo que sua empresa esteja preparada para os ambientes de teste e produção.

• Diagnóstico completo dos leiautes atuais e identificação dos campos novos para IBS, CBS e IS
• Mapeamento das etapas de homologação e implantação, com cronograma alinhado aos prazos da Receita Federal
• Elaboração de plano de testes em ambiente de homologação para detectar rejeições e inconsistências
• Orientação técnica para ajustes de sistemas fiscais e integração de novos campos no XML
• Capacitação da equipe interna para emissão correta das notas e monitoramento contínuo de atualizações normativas

Com esse acompanhamento, sua empresa minimiza falhas na emissão, evita atrasos no fluxo de caixa e mantém a conformidade tributária dentro dos prazos previstos. Conte com nosso conhecimento técnico para atravessar essa fase de transição de forma eficiente e segura.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Prazo final para adequação de NF-e e NFC-e à Reforma Tributária se aproxima