Apuração Assistida de IBS e CBS: como se preparar para a nova lei tributária

A Lei Complementar nº 214/2025 institui o modelo de apuração assistida para IBS e CBS, transformando a forma como prestadores de serviços lidam com tributos. Sem a devida adaptação, sua empresa corre riscos de autuações, glosas de crédito e multas por inconsistências fiscais.

Por outro lado, quem se prepara antecipadamente se beneficia de maior transparência e redução de disputas tributárias, com cálculos automatizados e validação direta pelo fisco.

Nos próximos parágrafos, você verá:

• Principais riscos de não se adequar ao novo modelo.
• Oportunidades de otimização e segurança jurídica.

Por que a Apuração Assistida de IBS e CBS pode transformar sua gestão tributária?

Imagine receber uma notificação de glosa de crédito de R$ 50 mil por um simples erro de classificação em NF-e: esse é o risco real para prestadores de serviços que não ajustarem seus processos à apuração assistida de IBS e CBS. Multas e autuações podem somar centenas de milhares de reais quando o fisco identifica inconsistências em base de cálculo, CFOP ou alíquotas.

Por outro lado, as empresas que se anteciparem à implementação colhem benefícios imediatos, reduzindo custos operacionais e fortalecendo sua segurança jurídica.

• Menor exposição a disputas tributárias, com demonstrativos consolidados diretamente pelo fisco.
• Transparência imediata no saldo de débitos e créditos, facilitando o fluxo de caixa.
• Processos mais ágeis, liberando equipes fiscais de cálculos manuais.
• Redução de riscos de penalidades por divergências no leiaute da NF-e.

Em um exemplo prático, uma agência de marketing ajustou seu sistema ERP antes do prazo e conseguiu antecipar o reconhecimento de crédito de CBS em 30 dias, melhorando o capital de giro e evitando notificações fiscais. Esses resultados mostram como a apuração assistida pode ser um divisor de águas na gestão tributária de quem presta serviço.

Entenda o que é a Apuração Assistida de IBS e CBS

A apuração assistida é um modelo em que a Administração Tributária assume parte do cálculo do IBS e da CBS, oferecendo ao contribuinte um demonstrativo prévio dos débitos e créditos apurados. Em vez de a empresa realizar todos os cálculos internamente, o fisco consolida automaticamente as informações extraídas dos documentos fiscais eletrônicos (NF-e, NFC-e, CT-e etc.).

Por meio de integração eletrônica, o sistema central do fisco processa cada operação de venda ou prestação de serviço, cruzando alíquotas, bases de cálculo e valores de impostos. O contribuinte recebe então um relatório com o saldo de tributo a recolher ou a compensar, que deve apenas validar ou contestar eventuais divergências.

• Coleta automática de dados fiscais diretamente dos leiautes padronizados;
• Consolidação de créditos e débitos por operação, sem intervenção manual;
• Disponibilização de demonstrativo prévio para conferência e ajuste;
• Validação eletrônica com prazo definido para revisão e complementação.

Esse mecanismo reduz erros de apuração, aumenta a transparência e acelera o processo de fechamento fiscal, já que o contribuinte passa a atuar principalmente como validador das informações geradas pelo fisco.

Fundamentos legais e regulamentação

A Lei Complementar nº 214/2025 estabelece as bases para a apuração assistida de IBS e CBS, definindo responsabilidades entre contribuintes, Comitê Gestor do IBS e Receita Federal. A norma impõe a integração eletrônica das informações fiscais e a padronização de processos para garantir confiabilidade e transparência.

A nota técnica 2025.002-RTC, emitida pelo Comitê Gestor, detalha os leiautes obrigatórios para NF-e, NFC-e e CT-e, incluindo campos específicos de IBS e CBS (base de cálculo, alíquotas, valores e mecanismos de split payment). Essa padronização reduz divergências e facilita a consolidação automática de débitos e créditos.

• Integração eletrônica contínua entre ERP e sistema central do fisco;
• Adoção do leiaute padronizado pela NT 2025.002-RTC em todas as operações;
• Transmissão em tempo real de documentos fiscais eletrônicos;
• Procedimentos de validação, contestação e ajuste eletrônicos com prazos definidos.

O descumprimento das especificações pode gerar rejeição de notas, glosa de créditos e aplicação de multas previstas na LC 214/2025. Por isso, empresas devem planejar atualizações de sistemas, testes de homologação e treinamentos antes do prazo final definido pelo Comitê Gestor.

Como funcionará na prática

Na rotina diária das empresas, o modelo de apuração assistida segue um fluxo claro e automatizado, que envolve emissão, transmissão, conferência e liquidação dos tributos.

• Emissão da NF-e: o ERP gera a nota fiscal eletrônica com campos específicos de IBS e CBS (base de cálculo, alíquota, valores e split payment), assinada digitalmente.
• Transmissão ao fisco: a NF-e é enviada em tempo real ao sistema central do Comitê Gestor do IBS/Receita Federal via web service.
• Consolidação automática: o ambiente do fisco processa dados de todas as operações e calcula saldos entre débitos e créditos por competência.
• Disponibilização do demonstrativo: o contribuinte acessa o portal eletrônico e visualiza o relatório prévio de apuração, com valores a recolher ou a compensar.
• Validação ou contestação: dentro do prazo definido, a empresa confirma os valores ou registra divergências, anexando justificativas e documentos.
• Reprocessamento: ocorrendo ajustes, o sistema fisco atualiza o demonstrativo e notifica o contribuinte sobre a versão final dos saldos.
• Liquidação do imposto: o saldo apurado é recolhido via DARF ou compensado eletronicamente pelo mecanismo de split payment, conforme regulamentação.

Com esse fluxo, a apuração assistida reduz tarefas manuais, acelera o fechamento fiscal e minimiza erros de cálculo.

Desafios e riscos para prestadores de serviços

A adoção da apuração assistida impõe uma série de desafios que podem comprometer o desempenho e a conformidade das empresas de serviços. É fundamental entender cada risco para estruturar um plano de ação eficiente.

• Qualidade das informações fiscais: erros em CFOP, CST ou base de cálculo na NF-e podem levar à glosa de créditos e autuações.
• Tempo reduzido para ajustes: o prazo para contestar divergências é curto. Falhas na cadeia de validação podem resultar na perda de direitos sobre créditos.
• Testes e homologação de ERP: sistemas legados precisam ser adequados ao leiaute NT 2025.002-RTC. Falhas de integração podem interromper o fluxo de notas fiscais.
• Exigência de compliance digital: o monitoramento em tempo real aumenta a visibilidade do fisco sobre cada operação, exigindo governança tributária sólida e procedimentos auditáveis.

Para mitigar esses riscos, prestadores de serviços devem revisar processos internos, reforçar controles de qualidade e realizar testes contínuos antes e durante a entrada em vigor da nova legislação.

Oportunidades e benefícios a aproveitar

Ao adotar a apuração assistida de IBS e CBS, sua empresa de serviços conquista ganhos além da conformidade fiscal, ganhando agilidade e segurança em cada etapa do processo.

• Redução de litígios: demonstrativos padronizados pelo fisco diminuem disputas administrativas e judiciais;
• Maior transparência: acesso imediato aos saldos consolidados de débitos e créditos otimiza o planejamento de caixa;
• Segurança jurídica: validação prévia pelo fisco minimiza o risco de autuações e multas futuras;
• Eficiência operacional: automação de cálculos e conciliações libera equipes para atividades estratégicas.

Com esses benefícios, sua empresa foca em crescimento e inovação, deixando as complexidades tributárias sob controle técnico e seguro.

Como preparar sua empresa para a nova apuração

Preparar-se adequadamente para a apuração assistida de IBS e CBS requer planejamento e execução de ações específicas. Confira os principais passos:

• Revisão do plano de contas contábil-fiscal: crie rubricas claras para IBS e CBS (a recuperar e a recolher) e ajuste classificações para evitar glosas.
• Atualização de sistemas e ERPs: implemente o leiaute da NT 2025.002-RTC, teste transmissões em ambiente de homologação e corrija incompatibilidades.
• Treinamento de equipes fiscais e contábeis: capacite profissionais sobre os novos campos de NF-e, processos de validação e procedimentos de contestação.
• Conciliação diária de documentos: cruze NF-es emitidas e recebidas com o relatório assistido do fisco para identificar divergências em tempo real.
• Governança tributária digital: estabeleça rotinas de auditoria preventiva, controles de acesso ao sistema e processos de revisão contínua de dados.

Seguindo essas etapas, sua empresa ganha mais segurança, reduz riscos de penalidades e se mantém em conformidade com a LC 214/2025.

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• Análises de casos reais e soluções adotadas pelo mercado;
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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contábeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Apuração assistida de IBS e CBS: entenda a nova lei tributária