EFD-Reinf: atenção ao prazo final e riscos de multas

Fique atento: o prazo para entrega da EFD-Reinf referente ao período de apuração de julho de 2025 se encerra nesta sexta-feira, 15 de agosto. Essa obrigação do SPED, que complementa o eSocial, reúne informações fiscais, previdenciárias e tributárias cruciais para a sua empresa.

O não envio dentro do prazo pode gerar multas que variam de R$ 500 mensais para optantes do Simples Nacional a até R$ 1.500 por mês para as demais pessoas jurídicas. Para prestadores de serviço, entender quem está obrigado e como transmitir a declaração é essencial para evitar penalidades e manter a conformidade fiscal em dia.

Multas de até R$1.500 por mês: você não pode perder o prazo

O não envio da EFD-Reinf até a sexta-feira, 15 de agosto, gera multas automáticas e acumulativas, sem aviso prévio. A partir do primeiro dia útil de atraso, a Receita Federal aplica penalidades que podem comprometer o fluxo de caixa e a saúde financeira do seu negócio.

• Empresas optantes pelo Simples Nacional: R$ 500 por mês-calendário;
• Demais pessoas jurídicas: R$ 1.500 por mês-calendário;
• Multa adicional por informações inexatas, incompletas ou omitidas, calculada caso a caso.

Não há prorrogação de prazo: a entrega deve ocorrer até as 23h59 de 15 de agosto. Para evitar riscos, programe-se com antecedência e garanta o envio dentro do prazo regulamentar.

Quem está obrigado a entregar a EFD-Reinf

De acordo com a Receita Federal, estão obrigados a transmitir a EFD-Reinf tanto pessoas físicas quanto jurídicas que atendam a critérios específicos. Entre os principais perfis estão:

• Empresas que prestam ou contratam serviços com cessão de mão de obra;
• Pessoas jurídicas responsáveis pela retenção de PIS/Pasep, Cofins e CSLL;
• Empresas optantes pela Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB);
• Produtor rural pessoa jurídica e agroindústria sujeitos à contribuição previdenciária substitutiva;
• Adquirentes de produto rural;
• Associações desportivas com equipe de futebol profissional que receberam patrocínio, licenciamento de marcas, publicidade ou transmissão de eventos;
• Empresas patrocinadoras de associações desportivas de futebol profissional;
• Entidades promotoras de eventos esportivos com participação de equipes de futebol profissional;
• Pessoas físicas e jurídicas que pagaram ou creditaram rendimentos sujeitos à retenção de IRRF, por conta própria ou como representantes de terceiros.

Identificar corretamente seu perfil evita entregas indevidas e previne penalidades automáticas. Verifique se sua atividade se enquadra em algum dos itens e prepare-se para cumprir a obrigação até o prazo final.

Como transmitir sua declaração sem contratempos

Para garantir o envio correto da EFD-Reinf, é fundamental conhecer as duas modalidades disponíveis:

• Web services: exige certificado digital tipo A, emitido pela ICP-Brasil, para assinatura e transmissão. Ideal para integrações automatizadas via sistemas contábeis, possibilitando envio direto dos registros ao SPED, com confirmação imediata de protocolo.
• Portal EFD-Reinf Web: realizado pelo e-CAC da Receita Federal, requer certificado digital (plataforma Gov.br níveis Prata ou Ouro) ou certificado A. Acesse, preencha os dados e envie manualmente pela interface online, com recibo disponível na mesma hora.

Antes de transmitir, valide o certificado, confira o leiaute conforme versão vigente e teste o sistema em ambiente de homologação para evitar erros de layout ou inconsistências nos lotes.

Principais dados exigidos na EFD-Reinf

Na EFD-Reinf, é preciso informar com precisão os dados fiscais, previdenciários e tributários relativos às operações do período. Veja os principais registros:

• Serviços tomados e prestados com cessão de mão de obra ou empreitada, discriminando base de cálculo e valor da contribuição previdenciária retida;
• Retenções de Imposto de Renda (IRRF), CSLL, Cofins e PIS/Pasep sobre pagamentos a pessoas físicas e jurídicas, incluindo códigos de receita e alíquotas;
• Receitas e despesas relacionadas a associações desportivas de futebol profissional, detalhando patrocínios, licenciamento de marcas e repasses;
• Comercialização da produção rural e apuração da contribuição previdenciária substitutiva, com indicação de valores brutos e substituídos;
• Dados de empresas optantes pela Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB), informando valores de receita e alíquotas aplicáveis;
• Informações sobre eventos esportivos com participação de equipes de futebol profissional, incluindo receitas de bilheteria e contratos de transmissão;
• Detalhamento da receita bruta para cálculo das contribuições substitutivas, com classificação nos códigos oficiais do SPED.

Garanta que todos os campos sigam o leiaute e as regras de validação da Receita Federal para evitar inconsistências e rejeições no envio.

Softwares e sistemas que agilizam o envio

Empresas podem otimizar o processo de geração e envio da EFD-Reinf adotando soluções de software que se integram diretamente ao SPED e ao sistema contábil-fiscal. Esses sistemas automatizam a consolidação de dados, validam leiautes conforme a versão vigente e emitem relatórios de conferência antes do envio, reduzindo erros e retrabalhos.

Ao escolher uma plataforma, considere:

• Atualizações automáticas dos layouts e regras de validação publicadas pela Receita;
• Integração com módulos de folha de pagamento, faturamento e gestão financeira;
• Ambiente de testes em homologação para validar os lotes antes da transmissão;
• Suporte a certificação digital ICP-Brasil e níveis de autenticação Gov.br;
• Emissão de relatórios gerenciais para acompanhamento das obrigações acessórias.

Esses recursos garantem maior segurança e agilidade, permitindo que o envio da EFD-Reinf seja feito de forma precisa e dentro do prazo estabelecido.

Além da multa: impactos na conformidade e certidões

Além das penalidades financeiras, a não entrega da EFD-Reinf impacta diretamente a conformidade fiscal e a reputação da empresa. A falta de comprovação das informações fiscais e previdenciárias pode gerar entraves que vão muito além das multas mensais.

• Restrição para obtenção de certidões negativas de débitos junto à Receita Federal, INSS e órgãos estaduais;
• Dificuldade em participar de licitações e celebrar contratos com o poder público;
• Impedimentos na liberação de créditos fiscais e financiamentos bancários;
• Aumento do risco de fiscalizações mais rigorosas e autuações complementares;
• Comprometimento de indicadores de regularidade junto a parceiros comerciais e clientes.

Manter a EFD-Reinf em dia é essencial para garantir o acesso a benefícios, evitar barreiras operacionais e preservar a credibilidade da sua empresa no mercado.

Como a Excellence Contabilidade pode apoiar seu negócio

Na Excellence Contabilidade, nossa equipe especializada em gestão tributária acompanha de perto as atualizações do SPED e da Receita Federal. Podemos oferecer suporte técnico para:

• Análise de obrigatoriedade e escopo da EFD-Reinf;
• Preparação e conferência dos dados antes da transmissão;
• Configuração e validação de certificados digitais;
• Implantação de processos internos para controle de prazos.

Com metodologia alinhada às boas práticas contábeis, auxiliamos na identificação de pontos críticos e na correção de inconsistências, reduzindo o risco de multas e pendências.

Para prestadores de serviço, garantimos um fluxo de trabalho integrado aos seus sistemas e relatórios personalizados que facilitam a tomada de decisão. Conte com a Excellence Contabilidade para orientar cada etapa da EFD-Reinf, da coleta de informações ao envio definitivo, mantendo sua empresa em dia com a fiscalização.

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Esteja sempre informado e evite surpresas que possam comprometer seu negócio.

Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contábeis. Para ter acesso à matéria original, acesse EFD-Reinf: prazo final de entrega é nesta sexta-feira (15)