Novo layout da NFS-e: evite multas e garanta a conformidade da sua empresa em 2026

Em agosto, o Comitê Gestor da NFS-e divulgou a Nota Técnica 4 com o novo layout da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, que entra em vigor em janeiro de 2026. A mudança traz campos para IBS e CBS, atualiza grupos na Declaração de Prestação de Serviços e na própria NFS-e, além de anexos com layouts padronizados; ações essenciais para evitar autuações e sanções fiscais.

Para prestadores de serviço, conhecer cada detalhe dessa atualização é fundamental. Não se preparar pode resultar em multas, retrabalho e riscos à conformidade tributária. Garanta a adequação da sua empresa e mantenha a gestão tributária alinhada ao padrão nacional.

A mudança que pode impactar sua gestão tributária

O desconhecimento ou a adaptação tardia ao novo layout da NFS-e pode trazer impactos negativos imediatos. Entre os principais riscos:

• Multas por envio incorreto de notas e inconsistências de layout;
• Autuações fiscais decorrentes da falta de padronização nacional;
• Retrabalho na geração e no envio de arquivos, comprometendo prazos;
• Interrupções no fluxo de caixa devido a devoluções ou bloqueios de contas;
• Aumento de custos operacionais com ajustes de última hora.

Antecipe as mudanças para garantir a conformidade, reduzir gastos extras e manter sua operação sem entraves.

Entenda o novo layout da NFS-e: principais alterações

A Nota Técnica 4 traz mudanças estruturais alinhadas ao objetivo do Comitê Gestor de uniformizar o modelo de NFS-e em todo o país, garantindo transparência, segurança e agilidade no envio de informações. Confira os principais pontos:

• Inclusão de campos específicos para IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços);
• Aprimoramento dos grupos de dados na Declaração de Prestação de Serviços (DPS) e na própria NFS-e;
• Revisão de campos obrigatórios e opcionais para oferecer maior flexibilidade às administrações tributárias;
• Padronização de anexos com layouts e tabelas de referência, facilitando a adoção nacional;
• Estruturação de códigos e identificadores para otimizar o cruzamento de informações entre municípios e estados.

Com essas alterações, o Comitê Gestor busca reduzir divergências nos processos municipais, facilitar a integração de sistemas e fortalecer o controle fiscal em âmbito nacional.

Inclusão dos campos para IBS e CBS

A Nota Técnica 4 incorpora campos específicos para o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), alinhando a NFS-e aos padrões da reforma tributária. Esses novos campos permitem detalhar alíquotas, bases de cálculo e valores retidos, garantindo que cada serviço seja tributado de acordo com as regras federais e municipais.

• Maior precisão no cálculo dos tributos, evitando erros de apuração;
• Transparência na declaração de valores e alíquotas aplicadas;
• Facilidade de conferência e cruzamento de dados fiscais;
• Redução de ajustes manuais e retrabalho na escrituração.

Atualizações na DPS e na própria NFS-e

A Nota Técnica 4 promove ajustes nos agrupamentos e na estrutura de dados tanto na Declaração de Prestação de Serviços (DPS) quanto na NFS-e, garantindo maior detalhamento e padronização. Nas duas etapas, foram revisados campos obrigatórios e opcionais e incorporados novos blocos para aperfeiçoar a rastreabilidade fiscal. Além disso, a publicação inclui anexos com layouts exemplificativos e tabelas de referência para facilitar a implementação pelas prefeituras e fornecedores de software.

• No DPS: reorganização dos grupos de tomador, deduções e valores retidos, com inclusão de campos para regime especial e motivos de isenção;
• Na NFS-e: ajustes em identificadores de serviço, detalhamento de alíquotas por IBS e CBS e novos campos de retenção na fonte;
• Anexos: modelos de layout XML, tabelas de códigos de serviço e planilhas de alíquotas e tributos de padrão nacional;
• Referências: notas explicativas em cada anexo para orientar a correta implementação e evitar inconsistências.

Cronograma de implantação: prepare-se para janeiro de 2026

O Comitê Gestor definiu um cronograma claro para que Estados, Municípios e contribuintes estejam alinhados às novas exigências da NFS-e até 1º de janeiro de 2026. Seguir cada etapa com antecedência minimiza riscos de interrupções e penalidades.

• Agosto–Setembro/2025: Estudo detalhado da Nota Técnica 4 e identificação das divergências em relação ao sistema atual.
• Outubro/2025: Treinamento da equipe de TI sobre os novos campos de IBS e CBS e sobre a estrutura revisada da DPS e da NFS-e.
• Novembro/2025: Adequação do sistema de emissão de notas: atualização de layout XML, ajuste de tabelas de referência e testes de integração com o ambiente de homologação municipal.
• Dezembro/2025: Fase de homologação interna e com a prefeitura — simulações de contingência, validação de relatórios e correção de inconsistências.
• Janeiro/2026: Entrada em produção do novo layout em ambiente real; monitoramento dos primeiros envios e suporte imediato para ajustes finais.

Ao seguir esse cronograma, sua equipe de TI e gestão tributária estará preparada para garantir a conformidade, evitando retrabalho e possíveis multas a partir do início de 2026.

Como a Excellence Contabilidade pode ajudar na adaptação

Na Excellence Contabilidade, nossa equipe acompanha de perto as atualizações da Nota Técnica 4, traduzindo as exigências do novo layout em orientações práticas para sua empresa. Atuamos como elo entre as áreas de TI e de gestão tributária, garantindo uma transição segura e alinhada às obrigações.

• Mapeamento de requisitos: identificamos lacunas entre seu sistema atual e o modelo da NFS-e;
• Implementação de processos: apoiamos a configuração, testes e homologação junto às prefeituras;
• Capacitação interna: promovemos treinamentos em IBS, CBS, DPS e nova estrutura de campos;
• Suporte contínuo: monitoramos o cronograma até janeiro de 2026, evitando atrasos e penalidades;
• Abertura de empresas: orientamos na constituição de novos CNPJs com planejamento tributário estratégico.

Assim, você minimiza riscos de autuações e retrabalho, mantendo o foco no crescimento do seu negócio enquanto cuidamos da conformidade fiscal e da eficiência operacional.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Confederação Nacional de Municípios (CNM). Para ter acesso à matéria original, acesse Nota técnica do Comitê Gestor da NFS-e apresenta novo layout da ferramenta; confira