NF-e e NFC-e: Prazos Escalonados da Reforma Tributária que Você Precisa Conhecer

Em meio à Reforma Tributária, a emissão de NF-e e NFC-e passará por mudanças essenciais: novos campos de IBS e CBS, que entram em vigor em fases distintas até 2027. Sua empresa precisa entender o cronograma para evitar multas, rejeições de documentos e impactos na liquidez.

Acompanhe os principais prazos:

• Até 2025: preenchimento opcional de IBS, CBS e IS para todos os regimes
• 2026: obrigatoriedade para empresas de Lucro Real e Lucro Presumido
• 2027: exigência plena para o Simples Nacional

Garanta a adaptação imediata dos sistemas fiscais e mantenha a conformidade desde já.

Impactos imediatos: por que sua empresa não pode ignorar as mudanças na NF-e e NFC-e

Ignorar as mudanças escalonadas na emissão de NF-e e NFC-e pode gerar riscos imediatos que impactam diretamente a operação e a saúde financeira da sua empresa. Com a obrigatoriedade de validação a partir de 2026, qualquer falha no preenchimento dos novos campos de IBS, CBS e IS estará sujeita à fiscalização mais rigorosa.

• Multas e penalidades administrativas, que podem comprometer o orçamento;
• Rejeição de notas fiscais eletrônicas, gerando retrabalho e atrasos na cobrança;
• Bloqueio de crédito junto a fornecedores e órgãos fiscais, dificultando negociações;
• Impacto na liquidez, devido a atrasos de faturamento e necessidade de ajustes emergenciais.

Para evitar essas complicações, é fundamental revisar processos internos e atualizar sistemas ainda na fase opcional, garantindo conformidade antecipada e proteção contra riscos fiscais e financeiros.

Cronograma escalonado da Reforma Tributária

O cronograma da implantação dos novos campos de IBS, CBS e IS na NF-e e NFC-e foi dividido em três etapas, com obrigações distintas para cada regime tributário:

• Até 31 de dezembro de 2025: todas as empresas (Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido) têm o preenchimento opcional dos novos campos; as informações só são validadas se efetivamente incluídas.
• 1º de janeiro de 2026:
  • Empresas de Lucro Real e Lucro Presumido passam a obrigatoriamente informar IBS, CBS e IS;
  • Simples Nacional mantém a isenção geral, exceto em notas de devolução nas operações com empresas dos demais regimes.
• 1º de janeiro de 2027: empresas optantes pelo Simples Nacional deverão preencher compulsoriamente os campos relativos ao IBS e à CBS em todas as emissões.

Esse cronograma permite que cada empresa adeque seus processos e sistemas fiscais de forma gradual, garantindo conformidade e evitando penalidades futuras.

Ano de 2025: preenchimento opcional para todos os regimes

Até 31 de dezembro de 2025, todas as empresas, independentemente do regime tributário, podem optar por informar ou não os novos campos de IBS, CBS e Imposto Seletivo (IS) nas NF-e e NFC-e. Nessa fase:

• O preenchimento dos campos é totalmente opcional;
• Os valores só serão validados caso sejam incluídos no documento fiscal;
• Não há rejeição ou penalidade ao deixar os campos em branco;
• Esse período permite testar ajustes e validar processos internos sem riscos.

Ano de 2026: obrigatoriedade para Lucro Real e Presumido

A partir de 1º de janeiro de 2026, empresas enquadradas no Lucro Real e no Lucro Presumido devem preencher obrigatoriamente todos os campos referentes ao IBS, à CBS e ao Imposto Seletivo (IS) na emissão de NF-e e NFC-e. Qualquer falha no preenchimento resultará em rejeição de documentos fiscais, impactando prazos de faturamento e o relacionamento com clientes e fornecedores.

O regime do Simples Nacional continua sem exigência geral nesta fase, com exceção de operações de devolução. Nesses casos:

• Se o cliente do Simples Nacional receber NF-e ou NFC-e com os campos de IBS e CBS preenchidos, a nota de devolução deve obrigatoriamente incluir essas informações;
• Essa regra assegura a consistência de dados entre a nota de saída e a de devolução, evitando divergências na escrituração;
• Empresas do Simples devem ajustar seus sistemas para identificar devoluções e aplicar o preenchimento conforme exigido.

Ano de 2027: exigência plena para Simples Nacional

A partir de 1º de janeiro de 2027, todas as empresas enquadradas no Simples Nacional deverão obrigatoriamente informar os novos campos de IBS e CBS em cada emissão de NF-e e NFC-e. Essa etapa finaliza o cronograma escalonado da Reforma Tributária, garantindo a padronização dos dados fiscais em todo o país.

• Obrigatoriedade geral: IBS e CBS devem constar em todas as notas fiscais eletrônicas;
• Exceção para devoluções: quando a nota original não trouxer os campos, a devolução segue o mesmo padrão sem exigência adicional;
• Adequação de sistemas: é fundamental atualizar ERPs e módulos fiscais para validar o preenchimento automático destes campos;
• Prevenção de rejeições: omissões ou dados inconsistentes serão recusados pela Secretaria da Fazenda, interrompendo o fluxo de emissão.

Antecipe testes, treinamentos e ajustes de processos internos para garantir conformidade desde o primeiro dia de 2027, evitando retrabalho e penalidades.

Regras de totalização de tributos em 2026

Com a vigência da Nota Técnica 2025.002, está definido que em 2026 os valores relativos ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e ao Imposto Seletivo (IS) devem ser informados nos seus campos específicos, mas não podem ser agregados ao total do item nem ao valor global da nota fiscal eletrônica.

Essa orientação visa assegurar a clareza na apresentação dos tributos e evitar distorções no valor final do documento, uma vez que a rejeição 1105 impede qualquer tentativa de inclusão dessas contribuições na soma principal da NF-e ou NFC-e.

• tributos destacados em grupos separados, sem afetar o total da nota;
• validação obrigatória a partir de 1º de janeiro de 2026 para Lucro Real e Presumido;
• rejeição 1105 acionada quando IBS, CBS ou IS figuram na base de cálculo total;
• ERP e módulos fiscais devem segregar campos de totalização e tributos corretamente.

Para evitar erros e rejeições, as empresas devem revisar as parametrizações de seus sistemas, realizar testes de emissão e monitorar os retornos de rejeição antes do prazo obrigatório.

Como sua empresa pode se preparar com apoio especializado

Para garantir uma transição tranquila às novas obrigações da NF-e e NFC-e, é fundamental adotar um plano de implementação estruturado e ações práticas que envolvam toda a equipe.

• Realizar diagnóstico inicial para identificar gaps nos processos e sistemas atuais;
• Mapear requisitos do IBS, CBS e IS e definir cronograma de atualização;
• Atualizar e parametrizar o ERP, incluindo campos específicos e regras de validação;
• Promover treinamentos internos para emissão correta das notas em cada fase;
• Executar testes em ambiente de homologação e ajustar fluxos conforme retornos de rejeição;
• Monitorar indicadores de conformidade e revisar periodicamente políticas fiscais.

Contar com a expertise da Excellence Contabilidade em gestão tributária, compliance e abertura de empresas ajuda a estruturar esse processo, antecipar exigências e minimizar riscos de penalidades, garantindo que sua operação esteja pronta para as novas regras de forma eficiente e segura.

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Manter-se atualizado sobre as mudanças na NF-e, NFC-e e demais questões tributárias é essencial para a saúde financeira e a conformidade da sua empresa. No blog da Excellence Contabilidade você encontra análises, cronogramas, guias práticos e notícias diárias que auxiliam na gestão eficiente das obrigações fiscais.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contábeis. Para ter acesso à matéria original, acesse NF-e e NFC-e: prazos da Reforma Tributária