Reforma Tributária em 2026: empresas correm contra o tempo para adaptação

Às vésperas da fase de testes da Reforma Tributária, em janeiro de 2026, prestadores de serviços enfrentam o risco iminente de ficar defasados frente às novas obrigações fiscais. Pesquisa da Thomson Reuters mostra que apenas 35% das empresas já avançaram na adaptação, enquanto a maioria ainda se encontra em planejamento ou nos estágios iniciais.

Com mudanças que prometem redesenhar o modelo tributário do país, qualquer atraso pode gerar impactos operacionais e não conformidades. A seguir, apresentamos orientações práticas e fundamentais para ajudar sua empresa a se organizar e garantir uma transição eficiente ao novo sistema fiscal.

O Desafio Imediato: empresas pressionadas pelo prazo da fase de testes

O prazo para a fase de testes da Reforma Tributária se aproxima e as empresas que ainda não iniciaram a adaptação correm sério risco de enfrentar falhas críticas em seus processos fiscais. Sem um plano claro de ações, podem ocorrer inconsistências na emissão de notas, atrasos no cálculo de tributos e até notificações por descumprimento de obrigações legais.

Essa janela de poucos meses exige agilidade: a revisão de sistemas, a atualização de cadastros e a capacitação das equipes devem ser priorizadas imediatamente. Para prestadores de serviços, qualquer dificuldade operacional pode significar perda de competitividade, multas elevadas e desgaste nas relações com clientes e fornecedores. Preparar-se agora é garantir continuidade e segurança na transição para o novo modelo tributário.

Orientações Práticas para a Adaptação à Reforma Tributária

Para estruturar a adaptação da sua empresa à fase de testes da Reforma Tributária em 2026, acompanhe estas cinco orientações práticas fundamentais:

• Invista em educação tributária antes de qualquer ajuste operacional;
• Estruture um cronograma realista para a atualização dos sistemas fiscais;
• Revise o cadastro de produtos e operações com rigor técnico;
• Envolva todas as áreas da empresa no processo de adaptação;
• Avalie os impactos na precificação e prepare a comunicação com o consumidor.

1. Invista em educação tributária antes de qualquer ajuste operacional

A capacitação de todas as áreas da empresa é o ponto de partida para enfrentar a Reforma Tributária sem sobressaltos. Antes de implementar qualquer alteração prática nos processos, é fundamental que equipes de fiscal, financeiro, faturamento, compras e tecnologia compreendam os novos conceitos, obrigações e nomenclaturas introduzidas pelo IBS e pela CBS.

Investir em treinamentos internos, workshops com especialistas e trilhas de aprendizado estruturadas ajuda a criar um conhecimento uniforme sobre prazos, documentos fiscais e eventos tributários. Simulações de emissão de notas, estudos de casos práticos e revisões periódicas de conteúdo garantem que os colaboradores saibam identificar inconsistências e atuar de forma proativa, evitando falhas operacionais e retrabalhos.

Essa base educacional reduz drasticamente o risco de erros na emissão de documentos fiscais e acelera a curva de adaptação ao novo modelo tributário. Além disso, promove uma cultura de aprendizado contínuo, indispensável para acomodar futuras evoluções na legislação e manter a conformidade fiscal em todas as frentes da empresa.

2. Estruture um cronograma realista para a atualização dos sistemas fiscais

Para estruturar um cronograma realista, inicie com um diagnóstico completo dos sistemas de faturamento e gestão fiscal em uso, identificando todas as necessidades de atualização para suportar os novos campos do IBS e da CBS.

Divida o projeto em fases claras, estabelecendo marcos e prazos intermediários:

• Mapeamento de requisitos e escolha de fornecedores (até 3 meses antes do início da fase de testes);
• Desenvolvimento e customização dos sistemas (até 2 meses antes);
• Testes de emissão de notas fiscais e validações técnicas (até 1 mês antes);
• Correções finais, homologação e aprovação interna (até 2 semanas antes).

Inclua folgas para imprevistos, especialmente em períodos de liberações de versões pelas equipes de TI ou pelo fisco. Defina responsáveis por cada etapa, com checkpoints quinzenais para revisar entregas, ajustar prioridades e garantir aderência ao planejamento. Esse acompanhamento estruturado evita atrasos de última hora e maximiza as chances de conformidade plena quando as novas validações entrarem em vigor em janeiro de 2026.

3. Revise o cadastro de produtos e operações com rigor técnico

Para garantir a correta aplicação das novas alíquotas e evitar erros fiscais, é essencial revisar cada item do cadastro de produtos e serviços, incluindo códigos NCM, descrições e parâmetros de tributação. Comece extraindo o histórico de movimentações e faturas dos últimos meses para identificar inconsistências e classificações desatualizadas. Utilize fontes oficiais, como a tabela TIPI e as notas explicativas da Receita Federal, para validar as nomenclaturas e códigos. Envolva especialistas fiscais e de TI para mapear exceções e cenários atípicos, garantindo precisão na atualização.

O processo pode seguir um fluxo estruturado:

• Listagem completa de produtos e serviços com seus NCMs atuais;
• Comparação sistemática com a tabela TIPI e ajustes de códigos;
• Simulação de emissão de notas fiscais com os novos parâmetros;
• Validação das alíquotas e regimes tributários aplicáveis;
• Correção de inconsistências e registro de alterações;
• Documentação técnica do processo e critérios adotados.

Esse rigor técnico evita a emissão de documentos fiscais incorretos e assegura conformidade desde o primeiro dia da fase de testes da Reforma Tributária.

4. Envolva todas as áreas da empresa no processo de adaptação

Para garantir que a reforma tributária seja implementada de forma integrada, é crucial envolver equipes de financeiro, compras, marketing, faturamento e TI. A criação de grupos internos multidisciplinares ajuda a mapear riscos, revisar rotinas e alinhar prioridades em cada departamento.

Esses grupos devem trabalhar de forma coordenada, identificando impactos específicos e propondo ajustes em processos-chave antes do início da fase de testes:

• Formação de comitês com representantes de cada área para comunicação contínua;
• Levantamento de processos críticos e pontos de integração entre departamentos;
• Definição de responsabilidades, prazos e indicadores de acompanhamento;
• Reuniões quinzenais para revisar avanços, solucionar gargalos e ajustar o cronograma;
• Uso de ferramentas de gestão colaborativa para registrar ações e compartilhar aprendizados.

Ao adotar essa abordagem colaborativa, sua empresa reduz retrabalhos e garante que as mudanças sejam aplicadas de forma coesa, minimizando falhas operacionais e promovendo uma transição mais segura para o novo modelo tributário.

5. Avalie os impactos na precificação e prepare a comunicação com o consumidor

Para lidar com a migração do modelo tributário “por dentro” para “por fora” e preparar o consumidor para ver IBS e CBS destacados, inicie simulando seus preços e avalie possíveis ajustes no repasse de custos. Embora em 2026 esses campos não impactem o total das notas, a exposição dos tributos mudará percepções de valor.

• Simule novas composições de preço considerando IBS e CBS como itens disjuntos;
• Mapeie margens de lucro e defina estratégias de absorção parcial ou total dos tributos;
• Analise concorrência e sensibilidade de preço em seu segmento de serviços.

Em seguida, desenvolva um plano de comunicação claro e transparente. Prepare materiais explicativos que descrevam o que é tributo e como ele aparecerá na nota, treine equipes de vendas e atendimento para responder dúvidas e elabore FAQs para canais digitais. Antecipe questionamentos com exemplos comparativos entre o modelo atual e o novo, reforçando a segurança e a conformidade da sua empresa. Assim, você minimiza resistências, mantém a confiança dos clientes e fortalece sua imagem como parceiro transparente na transição tributária.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma Tributária: empresas correm contra o tempo para adaptação