Reforma Tributária 2026: prepare empresários e contadores em 2025 para a nova realidade

Você sabe que a partir de 1º de janeiro de 2026 a reforma tributária deixa de ser um projeto e se torna realidade? Ignorar essa urgência em 2025 pode elevar custos, interromper fluxos de caixa e criar gargalos operacionais.

Ao longo de sete anos, o modelo atual coexistirá com o novo sistema, exigindo adaptação imediata de empresários e contadores. Metade do tempo de transição já passou – e as mudanças impactarão capital de giro, processo de split payment e integração entre áreas.

Preparamos esta curadoria para mostrar por que 2025 é o momento decisivo para revisar contratos, ajustar seu fluxo de caixa e investir em automação, garantindo que sua empresa esteja preparada para a nova realidade tributária.

A urgência da reforma tributária: por que 2025 é o momento de agir

Ignorar as exigências da reforma tributária em 2025 pode resultar em penalidades elevadas e graves problemas de liquidez: a partir de 1º de janeiro de 2026, os tributos serão devidos imediatamente via split payment, impedindo o uso do valor do imposto como capital de giro. Sem o devido planejamento, sua empresa corre o risco de enfrentar multas, juros de mora e atrasos em operações essenciais.

A reforma não é mais um projeto futuro, mas uma transição que já começou. Com metade do período de implantação transcorrido, contadores e empresários têm pouco tempo para revisar contratos, ajustar fluxos de caixa e mapear processos internos. Essa antecipação evitará gargalos operacionais e garantirá que o modelo de recolhimento automático seja incorporado sem sobressaltos.

Do modelo atual ao novo sistema: entenda o cronograma 2026–2033

A implantação da reforma tributária ocorrerá em etapas, de forma paralela ao modelo vigente, garantindo uma transição gradual e organizada. Veja o cronograma completo:

• 2026: Início oficial em 1º de janeiro. Entram em vigor as regras básicas do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) para tributos como PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS em mercados-piloto.
• 2027–2029: Expansão progressiva do novo sistema a todos os estados e setores econômicos. Ajuste de alíquotas e padronização de procedimentos de crédito fiscal em âmbito nacional.
• 2030–2031: Consolidação de rotinas de split payment e automação de processos fiscais. Integração de sistemas eletrônicos para garantir o pagamento e o crédito de tributos em tempo real.
• 2032: Fase final de adaptação. Revisão de contratos, ajustes de prazos e última etapa de migração dos contribuintes que ainda utilizam o modelo antigo. Transição concluída em 31 de dezembro.
• 1º de janeiro de 2033: Extinção completa do modelo atual. O novo sistema de IBS/CBS passa a ser o único formato de arrecadação e crédito tributário no país.

Conhecer cada fase ajuda a planejar treinamentos, revisões contratuais e a modernização de sistemas internos, assegurando uma adoção tranquila e sem surpresas.

Capital de giro e split payment: prepare seu fluxo de caixa

Com o split payment, o valor do tributo será retido e repassado ao Fisco assim que a nota fiscal for emitida, eliminando o prazo de pagamento que atualmente funciona como fonte de capital de giro. Isso obriga as empresas a manterem um saldo maior em caixa para honrar essas obrigações imediatamente.

Na prática, a necessidade de capital de giro pode crescer entre 5% e 15%, dependendo do setor e do volume de operações. Esse recurso adicional deve ficar reservado exclusivamente para o pagamento de IBS e CBS, garantindo que as empresas não utilizem esses recursos em outras áreas do negócio.

Exemplos práticos:

• Comércio atacadista: uma compra de R$ 100 000 com tributo de 10% passará a exigir a retenção de R$ 10 000 na data da transação, em vez de recolhimento posterior.
• Indústria de autopeças: na venda de um lote de componentes por R$ 50 000, o imposto de 12% será descontado imediata e automaticamente, reduzindo o fluxo disponível para matérias-primas.
• Prestação de serviços: um contrato de R$ 20 000 com tributo de 5% fará com que R$ 1 000 sejam recolhidos no ato da emissão da nota, antecipando o desembolso fiscal.

Para enfrentar essa mudança, as empresas devem simular cenários de fluxo de caixa, recalcular o giro financeiro e, se necessário, renegociar prazos com fornecedores e clientes antes de 2026.

Automação e integração: peça-chave para a nova realidade tributária

Em um cenário em que o split payment e a implantação gradual do IBS/CBS exigem precisão e agilidade, a automação de processos e a integração entre departamentos são fundamentais. Sistemas isolados e planilhas manuais não suportam a complexidade e o volume de operações fiscais a partir de 2026.

Para iniciar essa transformação, convide representantes das áreas fiscal, contábil, financeira e de tecnologia para um mapeamento colaborativo. Identifiquem pontos de falha, etapas repetitivas e informações críticas que precisam fluir automaticamente entre sistemas.

Passos iniciais:

• Mapear processos atuais: documente ciclos de compra, venda e apuração tributária.
• Selecionar ferramentas: avalie ERPs com módulos fiscais, soluções de RPA e APIs para troca de dados em tempo real.
• Definir indicadores: estabeleça métricas de eficiência, como tempo de fechamento fiscal e taxa de erros manuais.
• Implementar projeto-piloto: comece por um fluxo simples (ex.: emissão de notas) antes de escalar.
• Treinar a equipe: promova capacitações para que todos entendam as novas rotinas e usem as ferramentas.

Ao automatizar e integrar os processos, sua empresa ganhará maior visibilidade, reduzirá riscos de penalidades e estará preparada para o novo modelo tributário de forma sustentável.

Simples Nacional x IBS/CBS: quando considerar a migração de regime

A reforma tributária introduz o IBS/CBS como regime padrão de recolhimento, com sistema de créditos fiscais na aquisição de bens e serviços. Para empresas do Simples Nacional, isso significa avaliar se permanecem no regime simplificado ou migram para o novo modelo.

Indicadores que apontam para migração:

• Elevado volume de aquisições: quando os créditos potenciais superam o benefício fiscal do Simples;
• Margem de lucro reduzida: o aproveitamento de créditos ajuda a melhorar o fluxo de caixa;
• Intenção de expansão: empresas que planejam crescer podem valorizar a estrutura de créditos;
• Acúmulo de passivo tributário: evita riscos de resíduos fiscais acumulados na cadeia.

Ao migrar para o regime IBS/CBS, a empresa passa a abater créditos nas compras de insumos e serviços, conforme as alíquotas aplicáveis. Para aproveitar esses créditos, é fundamental:

• Mapear fornecedores e insumos elegíveis;
• Registrar corretamente as notas fiscais no sistema fiscal;
• Monitorar periodicamente o estoque de créditos;
• Revisar contratos de compra para garantir a formalização do crédito.

Uma análise detalhada, preferencialmente ainda em 2025, permite decidir o momento ideal da migração e preparar a contabilidade para o novo fluxo de créditos.

Perspectivas de eficiência: menos litígios e maior clareza tributária

A partir de 1º de janeiro de 2033, com o IBS/CBS totalmente em vigor, empresas e Fisco trabalharão sobre um mesmo sistema padronizado. Essa uniformização de regras e processos, aliada à automação de pagamentos e créditos, tende a reduzir drasticamente as dúvidas e os conflitos tributários. Litígios extensos, causados por interpretações divergentes de alíquotas, base de cálculo e créditos fiscais, darão lugar a uma apuração mais transparente e consensual.

Os principais ganhos de eficiência podem incluir:

• Menos disputas judiciais: regras claras e automatizadas diminuem a chance de erros e discussões;
• Redução de custos operacionais: menos recursos alocados em processos jurídicos e retrabalhos;
• Agilidade no fechamento fiscal: rotinas padronizadas e integradas aceleram apurações e declarações;
• Previsibilidade de caixa: cálculo automático de tributos evita surpresas e facilita o planejamento;
• Fortalecimento da governança: relatórios e auditorias tornam-se mais consistentes e confiáveis.

Esse cenário não elimina completamente desafios futuros, mas estabelece uma base sólida para que empresas concentrem esforços na estratégia e no crescimento, em vez de dedicar tempo e dinheiro em litígios e correções de processo.

Como a Excellence Contabilidade pode apoiar sua adaptação e acompanhe nosso blog

Na Excellence Contabilidade, nossa equipe reúne expertise tributária e tecnológica para orientar sua empresa em cada etapa da transição para o novo sistema IBS/CBS. Realizamos um diagnóstico detalhado de processos e contratos, identificando riscos e oportunidades de crédito fiscal.

Com base nesse mapeamento, elaboramos um plano de ação personalizado, incluindo:

• Revisão contratual e simulação de cenários de fluxo de caixa;
• Definição de parâmetros para split payment e capital de giro;
• Seleção e integração de ferramentas de automação fiscal;
• Treinamentos interdepartamentais para equipes contábil, fiscal, financeira e de TI;
• Monitoramento contínuo de prazos e atualizações normativas.

Além disso, mantemos um canal de comunicação permanente, com relatórios periódicos e reuniões estratégicas, garantindo que sua empresa esteja sempre alinhada às mudanças legais e operacionais.

Acompanhe nosso blog diariamente para receber notícias, análises e dicas práticas sobre a reforma tributária e outras novidades que impactam o seu negócio. Fique por dentro e prepare-se com antecedência para garantir conformidade e eficiência.

Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma tributária exige adequação de empresários e contadores já em 2025