Reforma Tributária: sua empresa já deve preencher dados de CBS e IBS mesmo sem data para multas

Em meio à implementação da Reforma Tributária, prestadores de serviço enfrentam novo desafio: o preenchimento obrigatório de CBS e IBS nas notas fiscais, mesmo antes da vigência de multas. Ignorar essa obrigação acessória pode resultar em falhas operacionais e repercussões financeiras futuras.

Este período educativo estabelece uma fase de testes para sua empresa se adaptar, testar sistemas, revisar processos e alinhar equipes fiscais, contábeis e de TI. Antecipe-se ao cenário sancionatório, evitando retrabalho, autuações e custos extras quando as penalidades entrarem em vigor.

Por que você deve se preocupar agora com CBS e IBS

Ignorar o preenchimento das informações de CBS e IBS nas notas fiscais, mesmo sem multa em vigor, é como adiar a manutenção de uma máquina: o problema não ocorre hoje, mas a falha futura gera custos bem maiores. A falta de familiarização com o Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025 expõe o prestador de serviço a retrabalho, riscos de autuações e ajustes de última hora – tudo isso impacta diretamente o fluxo de caixa.

Ao aproveitar o período educativo, sua empresa testa processos, identifica gaps em contratos e revisa sistemas fiscais sem a pressão de sanções iminentes. Esse investimento preventivo reduz incertezas, evita custos extras e fortalece a confiabilidade do seu negócio junto a clientes e ao fisco.

Entenda as obrigações acessórias em vigor mesmo sem multas

Com a publicação do Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025, todas as empresas passam a ter o dever de informar dados de CBS e IBS em suas notas fiscais eletrônicas desde já, mesmo na ausência de multas ou cobrança tributária imediata. Esse dispositivo institui um regime de transição em que o objetivo principal é a adaptação operacional: é preciso alimentar os sistemas fiscais com as novas rubricas, classificar bens e serviços conforme as definições da Reforma Tributária, testar integrações e validar relatórios. Embora não haja movimentação financeira por meio desses tributos neste momento, o não preenchimento das informações configura descumprimento de obrigação acessória e pode acarretar penalidades futuras assim que forem publicadas as normas complementares. Por isso, é fundamental tratar esse período como fase obrigatória e não meramente educativa.

Maximize o período educativo: dicas para sua empresa

Durante a fase de adaptação, adote práticas estruturadas para reduzir riscos e otimizar processos:

• Simulações de emissão: gere notas fiscais contendo CBS e IBS para validar layouts, classificar corretamente bens e serviços e testar integrações com o ERP;
• Validação de processos: elabore roteiros de teste que cubram desde o cadastro de itens até a consolidação de relatórios fiscais, identificando gargalos;
• Alinhamento de equipes: promova reuniões regulares entre as áreas fiscal, contábil, jurídica e de TI para esclarecer responsabilidades e ajustar fluxos de trabalho;
• Análise de impacto financeiro: revise contratos, políticas de preços e margens, considerando a não cumulatividade plena e o crédito financeiro amplo;
• Monitoramento contínuo: defina indicadores-chave de desempenho (KPIs) para acompanhar falhas, tempo de correção e evolução na qualidade das informações tributárias.

Estruturando essas ações, sua empresa garante maior segurança operacional, evita retrabalho e minimiza surpresas quando as penalidades entrarem em vigor.

Atenção aos regulamentos futuros: quando as penalidades passam a valer

A vigência das penalidades por descumprimento das obrigações acessórias de CBS e IBS não está vinculada a uma data fixa: ela começa no primeiro dia do quarto mês subsequente à publicação dos regulamentos específicos pelo Comitê Gestor do IBS e pela Receita Federal. Sem essa norma complementar, não há previsão exata para aplicação de multas, o que reforça a importância de monitorar cada etapa do processo legislativo.

Empresas que deixam de acompanhar a edição desses regulamentos correm o risco de serem surpreendidas por prazos curtos para adaptação e por eventuais exigências adicionais, como modelos de declarações ou obrigações de comunicação eletrônica. A publicação pode ocorrer a qualquer momento, e o intervalo de quatro meses será rígido, sem possibilidade de extensão.

Para não ser pego de surpresa, adote práticas de acompanhamento contínuo:

• Inscrição em boletins oficiais da Receita Federal e no Diário Oficial da União;
• Designação de um responsável interno para checar periodicamente o portal do IBS;
• Alertas automatizados em sistemas de compliance e apps de notícias jurídicas;
• Consultas regulares a publicações do Comitê Gestor do IBS.

Manter-se informado garantirá tempo hábil para ajustes finais nos sistemas, treinamento de equipes e alinhamento de processos antes do início das sanções, assegurando conformidade e evitando surpresas onerosas.

Como a Excellence Contabilidade pode apoiar sua adequação tributária

Para assegurar a conformidade com o preenchimento de CBS e IBS, é fundamental contar com orientação especializada em gestão tributária e abertura de empresas. A Excellence Contabilidade oferece um pacote de serviços que inclui:

• Diagnóstico personalizado: análise completa dos seus processos de emissão e escrituração para identificar ajustes imediatos;
• Implementação de sistemas: suporte na configuração de ERPs e ferramentas fiscais, garantindo a correta classificação de bens e serviços;
• Capacitação de equipes: treinamentos práticos que alinham áreas fiscal, contábil e de TI às exigências do Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025;
• Monitoramento de prazos e regulamentações: acompanhamento contínuo das publicações da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS para antecipar mudanças.

Com esse apoio, sua empresa reduz riscos de autuações, otimiza processos internos e ganha agilidade na adaptação ao novo regime tributário. Assim, você mantém o foco no crescimento do negócio enquanto a Excellence Contabilidade cuida dos detalhes técnicos e legais.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Mesmo sem data para penalidades, preencher CBS e IBS já é obrigatório? Entenda